KORA og SFI er fusioneret. Vores nye navn er
VIVE - Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd.
Se mere på vive.dk

Fagbladsartikel

Kommuner kan lære af hinandens nøgletal

Benchmarking af ejendomsadministration
Kan man benchmarke den kommunale ejendomsadministration? Det korte svar er ”Ja”. Er det relevant? Svaret er igen ”Ja” – der er så store forskelle i kommunernes udgifter og opgaveløsning, at benchmarking vil være et rigtigt godt udgangspunkt for at optimere den kommunale ejendomsdrift.
Udskriv Del på
Forfattere: Eli Nørgaard og Simon Hartwell Christensen
Udgivet: September 2014

Kommuner kan lære af hinandens nøgletal

Grundlæggende nøgletal og benchmarking giver den enkelte kommune et oplyst grundlag for at vurdere sin egen opgaveløsning og produktivitet. Endvidere giver nøgletal mulighed for læring om god praksis på tværs af kommuner.

Hvor er der et særligt stort potentiale i vores kommune? Hvad gør de kommuner konkret, som har en mere produktiv ejendomsdrift end vores? Anvender de fx andre styringsredskaber, har de en anden organisering, eller har de prioriteret udlicitering af deres opgaveløsning?

Indsigt, overblik og mulig effektivisering

KORA – Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning - har gennemført en analyse af kommunernes ejendomsadministration i et tæt og konstruktivt samarbejde med tre kommuner: Frederikshavn, Næstved og Tønder.

Produktivitetsnøgletallene i analysen viser, at der er stor variation mellem kommunerne. For eksempel betaler én kommune knap 240 kr. pr. m2 for rengøring i daginstitutioner, mens en anden betaler godt 480 kr. pr. m2. Altså dobbelt så meget.

Et grundigt arbejde med centrale nøgletal i kommunens ejendomsadministration giver altså ikke kun et helt grundlæggende og nødvendigt overblik over forretningen, men også et solidt fundament for at optimere opgaveløsningen.

Nøgletal skal føre til god praksis

KORAs analyse viser, at kommunerne driver deres ejendomsadministration vidt forskelligt. Der er bl.a. forskel på, hvordan de organiserer opgaven, hvordan og hvor meget de konkurrenceudsætter,
hvilke IT-systemer, de anvender, og hvordan de arbejder med arealoptimering.

Nøgletallene kan bruges som et redskab til at identificere udfordringerne og lære om god praksis af hinanden. Vi skal huske, at en benchmarkinganalyse først bliver rigtig interessant, når vi ser bag om tallene og knytter konkrete indsatser sammen med nøgletallene.

Udfordring nr.1:

Definer opgaven Analysen fra KORA viser endvidere, at der især er tre udfordringer, når man udarbejder produktivitets-nøgletal. For det første skal opgaven klart defineres, før den kan måles og vejes. Ser man for eksempel på ”fælles drift”, er der stor forskel på hvilke opgaver, der hører med i kategorien.

I nogle kommuner har de tekniske servicemedarbejdere til opgave at slå græsset og rydde sne, mens den slags opgaver løses af en ekstern leverandør i en anden kommune.
Første skridt i at udarbejde produktivitetsnøgletal er derfor klart at definere opgaven. Først derefter kan man gå på jagt efter at finde ud af, hvad opgaven koster.

Udfordring nr. 2:

Forskellige kontoplaner Sammenhængen mellem opgaven og udgifterne er en anden central udfordring. Kommunernes reelle udgifter til opgaven skal kunne afgrænses og opgøres. Der er imidlertid forskelle mellem kommunernes kontoplaner og konteringspraksis.

Analysen i de tre kommuner viser for eksempel, at én kommune har 30 procent af sine vedligeholdelsesudgifter konteret som driftsudgifter, imens de to andre kommuner har 60 og 70 procent af vedligeholdelsesudgifterne konteret som driftsudgifter. Udfordringen er at få udgifterne til den konkrete opgave opgjort - uanset hvor de er konteret.

Når man har styr på opgaven og de tilknyttede udgifter, har man et solidt grundlag for at benchmarke den kommunale ejendomsdrift. Men man skal være forberedt på at gøre en indsats – særligt hvis ejendomsadministrationsopgaven ikke er tænkt ind i kontoplanen. De tre kommuner i KORAs analyse har alle brugt en del tid på at identificere og afgrænse udgifter til konkrete opgaver.

Udfordring nr. 3:

Forskel på serviceniveauet? Noget af forskellen mellem kommunerne kan givetvis forklares med forskelle i serviceniveau. Nøgletal tager ikke automatisk højde for forskelle i kommunernes serviceniveauer og udgiftsbehov - og det skal man have in mente, når man anvender produktivitetsnøgletallene.

Udfordringen med forskelle i serviceniveau er dog ikke større på ejendomsadministrationsområdet end på andre områder i den offentlige sektor, hvor benchmarking er et nyttigt og ofte anvendt redskab. Hertil kommer, at der er så store forskelle mellem kommunerne, at der er kommuner, som simpelthen får mere ejendomsdrift for pengene end andre – uanset forskellige serviceniveauer eller ej.

Større benchmarkinganalyse på vej

I forbindelse med aftalen om kommunernes økonomi for 2015 blev regeringen og KL enige om at arbejde videre med benchmarking af den kommunale ejendomsadministration. KORA skal derfor gennemføre en benchmarkinganalyse af otte kommuners ejendomsadministration i løbet af efteråret 2014 og foråret 2015.

Benchmarkinganalysen vil tage udgangspunkt i den analyse, som er beskrevet i denne artikel. Den nye analyse vil indeholde både en nøgletalsanalyse og en analyse af konkrete indsatser.

Fakta om KORAs analyse
  • KORA har udarbejdet en foranalyse af den kommunale ejendomsadministration for Økonomi- og Indenrigsministeriet. Foranalysen bliver udgangspunkt for en mere omfattende analyse som gennemføres i efteråret 2014 og foråret 2015.
  • Formålet har været at undersøge mulighederne for at udarbejde sammenlignelige nøgletal for kommunernes produktivitet på ejendomsadministrationsområdet, samt at se om disse nøgletal kan give kommunerne konkret inspiration til at optimere deres ejendomsdrift.
  • Foranalysen beregner produktivitetsnøgletal og benchmarker de tre kommuner på fem forskellige områder: vedligeholdelse, forsyning (el, vand og varme), renholdning, fælles drift og arealudnyttelse 
  • Find rapporten ”Kommunal ejendomsadministration – foranalyse af mulighederne for benchmarking, beregning af produktivitetspotentiale og inspiration til realisering af potentialer” på kora.dk

Type: Fagbladsartikel, Teknik & Miljø, September 2014, : 46
Vidensområde: Økonomi og administration
Kontakt

Eli Nørgaard

Projektchef, programleder for Økonomi og administration

7226 9961 / elno@vive.dk

Modtag vores nyhedsbrev